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办公室装修计划方案,负责装修的行政主管装修手记!

2019年年初,公司因扩大经营规模,计划在两个月内搬入新职场,行政主管顾同学肩负装修重任,运用项目管理理论、方法与工具,完美完成装修任务。下面,跟随小编一起欣赏来自行政主管的装修手记!

作为综管部行政主管,为员工快速打造高质量的办公环境、塑造绿色空间是我的职责和使命。2018年底,公司进行了新办公室选址和装修项目。并正式任命我为装修搬迁工作的项目经理。

作为项目负责人,需要发挥项目统筹者作用,进行办公空间环境布局设计和装修工序进度安排,应对可能出现的问题和风险,有效控制项目实施过程中的变更,保障装修工程按期、保质、保量完成。以下,是顾同学在为期两个月的装修过程手记,供各位项目经理、项目管理从业者和装修管理者参考。

一、项目启动前准备工作

1明确项目目标

装修项目启动前,综管部与公司管理层、各部门进行广泛的沟通和交流,充分了解大家对新办公环境的期待和需求(表1为项目拓展部的意见需要)。

表1 部门装修需求表

最终确定装修项目的目标为:用3个月时间完成900多平米的简洁大方、兼具现代感与明快感的办公室设计与装修工作,2019年3月31日前全部完工具备交付使用条件。

图1 装修布局图

表2 装修项目描述表

2做好工作的分解

为保障各项工作的顺利实施,对本次装修项目按工序如拆除工程、强弱电工程、隔断工程、饰面工程、油漆工程、安装工程、竣工总验收等工序进行了WBS分解,并从各部门抽调项目人员,组成装修项目组,将工作进行多方分配,建立细化工作分配矩阵,提高装修工作的效率。当然,作为项目经理,在装修前充分做好准备工作,熟悉施工图纸,了解施工组织设计是十分必要的。充足的准备工作可以避免造成不必要的变更、返工,影响工程质量和进度。

图2 项目工作分解结构WBS示例(接口管理部分)

3对设计方案进行反复的不厌其烦的深化、修改

在设计方案反复修改过程中,梁总及综管部经理刘静对五家以上的单位进行装修风格和装修效果的现场考察;同时项目拓展部赵总也提供了不同风格的外企的装修照片,对设计方案的确定起到了借鉴作用;

结合各部门需求,我方与装修方经过多次现场复尺和研讨,经过十多次细节上的修改和确认,确定各功能区面积与用途、设备,出具最终审批的新办公室平面设计图(如下图3)。

图3 新办公室平面设计图(最终)

装修方通过严密测量,出具强电图、弱电图。装修施工前,将布线、实际测量、预留开关、插座、线路走向详细的规划到图纸,严格按照审核后的标准施工。

4对施工单位和家具供货商进行广泛的比选

在预算范围内,在项目总负责人梁总的指导下,选择了四家装修公司进行比价和考察。对其中两家大型装修公司进行实地考察、洽谈和预算比价,最终选定装修分包方,签订装修合同和保修协议。

在充分利用原有家具的基础上,统筹家具采购计划,在装修开始时,及时进行家具供应商三方比价,进行家具现场的参观考察,综合多因素择优选定办公家具。

5对工期、质量、成本通过合同进行锁定

合同是保障项目执行、项目目标达成的基础。在本次装修项目中,项目经理在明确项目目标的基础上,提前与装修分包商就合同执行时易出现争执的条款进行沟通和细化,明确合同条款,通过合同条款将项目工期、质量、成本、验收等内容进行明确与锁定,保障项目执行时有据可依。

二、装修过程中执行与监控过程

1.关注关键节点,进行里程碑管控

对里程碑节点进行管控,一方面可以加强监督,保证装修进度;另一方面获取专业化装修建议,适当改进计划,通过现场优化,提升装修质量。在施工的关键环节设置里程碑,进行里程碑管控,里程碑节点如下:

(1)原隔断、地毯、LOGO墙、木门、灯具等拆除工序完工;(2)强弱电铺设完成;

(3)顶面墙面工程完工,灯具安装完成,隔断及地毯安装完成;(4)工程竣工验收合格。

2.有效控制施工变更

在项目进程中,难免会出现各种突发状况导致计划变更。在装修过程中也不例外。此次共发生大的变更6处,分别是:

(1) 平面布局图设计变更;

(2) 弱电施工减少变更;

(3) 培训会议区域隔断的施工方变更;

(4) 窗台台面临时增加变更;

(5) 水龙头施工安装变更;

(6) 总经理室和副总经理室隔断上方由玻璃隔断变更为石膏板隔断。

以上变更有的涉及费用增加,有的涉及工期延长,但总体来说总工期未受影响,费用控制在预算范围内。

很多项目经理一提到变更会比较反感,或者我们通常认为变更一定是拖延工期或者增加费用。其实不然,我们在装修过程中,把原计划的网络实体布线改为新通讯手段——沃云总机服务沃云总机是以智能手机APP为载体,兼具固定电话、移动互联网应用为一体的企业级云服务。在不购买硬件设备、不进行物理布线的条件下即可三网可用、快速组网,实现总机分机,直线号码、企业通讯录、企业微信、电话会议等功能。

此项变更,取消了原计划的143米网线、1341米电话线、地面开槽及恢复、965米线管铺设、网络面板、电话面板等内容,节省装修弱电施工费用2万余元,同时比原公司座机通讯费等至少节省600元余/月,更是方便了员工手机客户端移动办公。

三、装修进程中的沟通管理

有效的沟通是保障项目顺利进行的关键。项目经理应充分协调项目利益相关者之间的沟通管理,保障装修项目的顺利完成。

1 内部沟通

在装修过程中,业主方(公司内部)上下级间保持紧密的沟通,及时反映在施工过程中遇到的问题,组织相关管理人员进行沟通讨论,制定相应的解决方案。

2 外部沟通

物业。在装修队入场前和施工中,需处理好与物业的关系,提前与物业做好相关协调(例如用水、用电、消防等),严格遵循大厦施工管理制度;

装修强电工程师与家具供应方密切沟通。家具现场复尺确认,出具电路图,装修方根据强电图进行施工,且做好强电工程师与家具供应方之间的协调,保证需求真正落实。

四、全过程风险管控

办公室施工工序复杂,工艺也比较繁多,在装修过程中,风险因素较多,须做好全过程风险管控。

1 成品保护

在施工现场的成品或者半成品很容易遭到施工人员的破坏。根据进度、工序图有效安排上一工序的成品保护,明确现场成品负责人,谁损坏谁承担,保证各个工序和工艺之间的有序进行,工程质量合格,施工进度按计划正常进行。

2 现场施工人员监督管理

在办公室装修施工过程中,为防止施工人员出现工作拖沓、偷工减料等行为,着重加强了对现场施工人员的监督管理。主要采取装修负责人员轮流不定时巡查措施,对施工人员消极行为及时进行沟通与指正,与装修方主要负责人员进行沟通,杜绝此类行为出现。

3 突发事件处理

在装修施工过程中,项目实际执行与计划出现了偏差,发生了突发事件,例如因隔断装修方经验不足导致了中途更换隔断装修方,未达到预期成本节约目的;因设计文件可施工性差,导致水龙头实际购买尺寸无法在设计位置安装等。针对施工中出现的突发事件,项目经理及时采取相应的处理措施,最终保证此装修项目的质量、进度目标得以实现。

五、项目验收

装修收尾阶段要进行质量验收,确认保修、隐蔽工程备份等工作。最后累积经验完成项目总体的验收,项目竣工。

1、油漆、地毯、地砖验收

对于装修油漆,采用眼看手摸的方式进行验收,对于地砖、地毯验收,注意表里兼顾,对于存在不合格项目如墙面插座高度不统一,在现场监控过程中或装修基础竣工后,要求装修方进行修复。

2、水电验收

水电验收是本次装修项目的重点。电路安装验收首要是经由过程灯具试亮、开关试节制来看看照明、通电是不是正常;水路安装验收首要是查把守路是不是安稳,看水管给水是不是通顺,有无漏水现象。

3、工程款支付

阶段性验收合格后,支付装修公司、家具供应商工程款。在验收过程中,对变更项目重新复核,以便支付尾款。

经过为期两个月的紧张工作,装修项目终于收尾了,宽敞、明亮、轻松、自由的办公空间总能激发大家的工作热情,使大家保持充裕的精力带来源源不断的工作动力,工作效率发挥到极致。作为项目经理的我也是充满成就感!

六、装修项目经验总结

装修项目全面完工,各项功能全部投入使用,项目获得同事一致好评。但是作为项目经理的我,仍然发现此次装修中存在的问题和不足。现总结一下经验和教训,供大家学习和参考。

1、装修方专业性不足,导致工程反复,拖延工期,增加成本

项目计划中,会议区玻璃隔断施工原定由一家专业分包对原有旧隔断进行拆除和再利用,但由于在施工中我们发现该分包在这项工作方面的专业性与先前宣称的完全不符,使我们意识到该项工作极有可能会影响到装修整体进度,因此通过与施工总包商接洽后,在关键时间点果断终止原分包方的工作,由总包接手工作,保证了装修项目顺利完工。

2、监控沟通不到位,设计文件可施工性差,影响采购与施工

施工前已经多次反复提醒现场施工经理,水盆龙头与茶水间台面的尺寸一定要留出空间。但在实际进行茶水间台面与水盆、龙头等搭配安装时,仍旧出现了水龙头和适宜台面安装位置不匹配的问题。不得不立刻采取退换水龙头,改变水龙头安装位置等应急措施,确保茶水间的功能和进度。

3、无线设备未充分考虑实际需求,造成二次装机

本次装修中为满足员工的用网需求,引入无线AP热点。项目计划中按平米数和带机量进行AP热点的均匀布置。项目结束后,在无线网络使用过程中,发现部分办公功能区域对AP热点需求高,导致后期对此区域AP数量进行补充,以满足日常使用需求。

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